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La Gestione del tempo

Qualche giorno fa ho partecipato ad un congresso sulla gestione efficace del tempo.

Per ironia della sorte gli organizzatori del corso hanno avuto problemi con il PC e il proiettore e il corso è iniziato con 50 minuti di ritardo.

Nonostante la partenza complicata e l’ansia iniziale della relatrice, è stato un corso interessante e vorrei condividere con voi le mie conclusioni.

Non essere in grado di gestire efficacemente il tempo non solo ha ingenti costi economici, ma anche e soprattutto, implica la perdita di occasioni.

A livello psicologico incide aumentando lo stress, il malumore e la frustrazione.

Il primo passo è la consapevolezza

Siamo consapevoli di come “spendiamo” il nostro tempo? Ecco un test per aiutarci a conoscere meglio questo aspetto di noi.

La pianificazione

Il tempo è uguale per tutti, abbiamo tutti 24 ore in un giorno, è l’utilizzo che ne facciamo e le capacità individuali che ci differenziano.

Il tempo è una risorsa non governabile, quello che possiamo gestire sono le nostre attività: individuando le priorità, organizzando il lavoro, gestendo le risorse e rispettando le scadenze.

Imparare a pianificare aiuta a migliorare le nostre giornate. Saper gestire il tempo porta ad accrescere l’efficienza, il successo e il benessere personale.

Invece di aver paura del tempo bisogna utilizzarlo in maniera pro-attiva evitando sia l’ansia sia lo spreco. Dedicare 8 minuti alla preparazione del proprio lavoro e della giornata ci fa guadagnare un’ora.

Esilarante è la pianificazione che Fantozzi fa per arrivare in orario a timbrare il cartellino.

Valutare le priorità è la priorità!

Bisogna distinguere tra urgenza e importanza, cercare di gestire le priorità mettendo da parte le interruzioni e rispondere immediatamente solo alle richieste davvero urgenti.

Matrice di Eisenhower, ottimo aiuto nel pianificare le priorità

Porsi degli obiettivi

Per sentirsi realizzati è necessario raggiungere i propri obiettivi.

Specifici

Misurabili

Ambiziosi

Realistici

In un Tempo accettabile

Evitare i “ladri” di tempo

Rimandare le cose sulle quali dobbiamo concentrarci, solitamente per dedicarci alle attività che ci piacciono di più, non è una strategia vincente.

L’indecisione o l’assenza di obiettivi chiari, l’incapacità di dire di no e la mancanza di assertività ci portano a perdere tanto tempo.

Il riposo non è una perdita di tempo, è vitale per reintegrare le proprie energie. Prendersi del tempo per scaricare la tensione aiuta a stare bene.

Le nostre emozioni alterano la percezione del tempo, l’ansia nello specifico ci porta a perdere energie vitali.

Imparare a conoscere i propri bioritmi aiuta a gestire meglio non solo il tempo ma anche la resa: per esempio è utile programmare la giornata mettendo le attività più leggere nei momenti in cui siamo più affaticati.

La delega

Il confronto con gli altri arricchisce, ci dona autostima ma anche consapevolezza di non essere ognipotenti. Imparare a delegare è anche fondamentale per gestire meglio il proprio tempo.

È un’attività molto complessa. Bisogna non solo saper capire le persone ma anche essere in grado di fidarsi, e soprattutto pensare che sicuramente siamo utili ma non indispensabili. Spesso pensiamo di essere gli unici in grado di fare qualcosa ed eccediamo in autostima.

Problem solving

Applicare il ragionamento e la capacità di problem solving aiuta a risolvere i problemi e gli imprevisti che ci si presentano. L’uso di mappe mentali può essere utile, clicca qui per leggere un articolo a riguardo che scrissi un paio d’anni fa.

In particolare la capacità di uscire dagli schemi e generare soluzioni creative è di grande aiuto.

Vi faccio un piccolo test per valutare la vostra capacità di usare il pensiero laterale.

È una notte tempestosa, sei in macchina e stai guidando, quando, passando vicino alla fermata di un autobus, noti tre persone che aspettano:

1. Una vecchia signora che sembra in procinto di morire.
2. Un amico di vecchia data che, in un’occasione, ti ha salvato la vita.
3. Il partner perfetto che avevi sempre sognato.

Sapendo di poter far salire solo un passeggero nella tua macchina, chi scegli?

La soluzione al fondo dell’articolo.

La gestione del tempo è un falso!

Il tempo non esiste, esistiamo noi e le nostre azioni nel qui ed ora, il passato esiste solo nei nostri ricordi e il futuro esiste solo in potenza, il tempo è una dimensione relativa dettata dalla percezione umana.

Bisogna saper gratificare i propri successi ma anche accettare i propri errori e imparare dai propri limiti.

Soluzione indovinello: Dopo aver aiutato la vecchia signora a salire in auto, dai le chiavi all’amico e aspettare l’autobus con la tua anima gemella.

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